Factuurverrijking inkoopportaal

Het aanvullen van deze informatie gaat automatisch en laten we uitvoeren door een van onze partners die is gespecialiseerd in document herkenning.

Te veel verrijking is óók weer niet goed.

Het inkoopportaal is alleen bedoeld om inkoopfacturen en pin- en contant bonnen in op te slaan.
Helaas worden ook veel andere soorten bestanden naar het inkoopportaal doorgestuurd. Het gaat dan bijvoorbeeld om bijgevoegde urenstaten, algemene voorwaarden of afbeeldingen. Ook worden willekeurige e-mails, zoals nieuwsbrieven en andere correspondentie naar het inkoopportaal gestuurd.

Aangezien alle documenten in het inkoopportaal automatisch worden verwerkt, worden al deze bestanden en emails ter verrijking aangeboden aan onze partner. Dit betekent dus dat veel documenten door hun worden afgekeurd omdat het geen facturen zijn.

Vanaf 1 maart 2022 alleen nog PDF document verrijking.

Vanwege de grote aantallen niet verwerkbare documenten heeft onze partner aangegeven ook kosten te gaan berekenen voor afgewezen documenten.

Dit betekent dus dat ook bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief die in uw inkoopportaal verschijnt kosten zullen worden berekend (en door ons weer worden doorberekend aan u).
Om te voorkomen dat u onnodig op kosten wordt gejaagd hebben we besloten vanaf 1 maart alleen nog PDF bestanden te verrijken. Aangezien vrijwel alle serieuze partijen hun facturen in PDF formaat sturen zal dit niet voor veel problemen zorgen.

Wat kunt u zelf doen?

Ontvangt u facturen in bijvoorbeeld Word of Excel formaat?

Vooral de wat kleinere ondernemingen sturen nog wel eens facturen in bijvoorbeeld Excel of in Word. Ten onrechte nemen deze ondernemers aan dat dit kosten-effectief is. Wat vergeten wordt is dat het tijdrovend en foutgevoelig is. Wij zien bijvoorbeeld vaak dit soort facturen voorbijkomen waarbij het factuurnummer niet verhoogd is. Ook zijn deze facturen wijzigbaar door de ontvanger. Bij veel grote bedrijven worden deze facturen niet geaccepteerd.

Vanaf 1 maart worden deze facturen niet meer automatisch aangevuld.

Wij raden u aan om deze partners te verzoeken hun facturen in PDF formaat te sturen. Dit kunnen ze bijvoorbeeld doen door Optimit te gaan gebruiken :-)

XML is ook een optie

Veel bedrijven gebruiken facturatie software waarmee eenvoudig digitale bestanden kunnen worden meegestuurd waar alle factuur informatie in staat.

Het gaat dan bijvoorbeeld om digitale informatie in UBL, GS1 of INSBOU formaat.

Krijgt u veel facturen van dezelfde bedrijven, informeer eens bij hun of ze deze bestanden kunnen meesturen. Het verrijken van factuur informatie gaat dan veel sneller en is bovendien helemaal gratis.

U kunt vanuit Optimit zelf ook UBL informatie meesturen met facturen. Ga hiervoor naar de relatie, en in instellingen, vink 'Stuur UBL document mee' aan.